Farsça mühür kelimesinden Arapça kalıplara uydurularak mem-hûr (mühürlü) ve temhîr (mühürlemek) gibi kelimeler türetilmiştir. Gerek devlet hizmetinde bulunan gerekse devletle iş yapan şahısların “tatbik mühürü” adı verilen mühür örnekleri sunulan belgenin doğruluğunu tahkik etmek üzere ilgili dairede saklanırdı. Bunun için özel defterler tutulduğu gibi bazan da o mevkiin harcamalarıyla ilgili deftere mühür örneğinin yapıştırıldığı olurdu. Yine belge sahtekârlıklarının önlenmesi maksadıyla mühürcülerin hakkettikleri mühürleri bastıkları defterleri vardı.
Devlet memuru veya halktan olsun genellikle herkesin şahsî / zatî bir mührü vardı. Dilekçe gibi resmî belgelerde yazının sonuna ismin yanına veya daha ziyade arka sayfada ismin tam arkasına gelecek şekilde mühür basıldığı gibi mektuplarda da mühür kullanılırdı. Yuvarlak, köşeli, beyzî, armut şeklinde veya etrafı tırtıklı biçimde hazırlanan şahsî mühürlerde sahibinin ismi bazan baba adıyla birlikte, bazan da tek başına yer alırdı. Bu kadar basit olmayanlarda ise ismin önünde “abdühû” yahut “el-fakîr” tabirleri veya isimle birlikte bir mısra yahut bir beyit bulunurdu. Padişahların “mühr-i hümâyun” denilen tuğralı mühürlerinden başka şahsî mühürlen de vardı, bunlarda tuğra bulunmazdı.Bu mühürlerin bazısında isim yerine II. Abdülhamid’inkinde olduğu gibi markalar bulunurdu. Gerek hanedan üyeleri gerekse halktan ihtiyaç duyan kadınlar da şahsî mühür kazdırırlardı. Bazan Bezmiâlem Valide Sultan’ın mühürlerinden birinde rastlanan “hay hak” gibi bir ibare de yeterli görülebiliyordu. Hanedan mensubu kadınların içinde II. Bayezid’in kızı Ayşe Sultan’ın mührü örneğinde olduğu gibi tuğra şeklinde mühür kazıtanlar da vardır. Ayrıca İstanbul’daki yabancı devlet elçileri Osmanlı geleneğine uyarak Arap harfleriyle değişik şekil ve tertiplerde mühür kazdır-mışlardır.
En önemli mühür padişah mührüydü. Her padişah İçin cülusunun ardından tuğrasını taşıyan en az dört mühür kazdırılırdı. Padişahın kendisinde duran mühründen başka sadrazam, has odabaşı ve harem hazinedarında da (hazinedar kalfa] birer mührü vardı. Bir kimseye mühr-i hümâyunun verilmesi sadrazamlığa tayin, geri alınması azil mânası taşırdı. Has odabaşındaki mühür sadrazamın İstanbul dışında iken azli, kaçıp saklanması veya ölümü gibi sebeplerle mührün hemen alınamaması durumunda yeni sadrazama verilmek üzere saklanırdı. Devlet hazinesi ve defterhâne açıldıktan sonra mutlaka sadrazamdaki mühürle mühür-lenirdi. Çok defa altın, bazan da kıymetli taşlardan yapılan küçük boyuttaki mühr-i hümâyunlar beyzî, köşeli, yuvarlak şekillerde olurdu. Sadrazamlar da serdâr-ı ek-rem sıfatıyla sefere çıktıklarında kendi mühürlerini sadâret kaymakamına vermek suretiyle onu vekil bıraktıklarını gösterirlerdi.
Vezirler ve beylerbeyiler gibi devlet erkânının şahsî mühürlerinden başka resmî yazışmalarda kullandıkları yuvarlak veya beyzî büyük ebatta mühürleri vardı. Bunlarda çok defa şahsın ismiyle birlikte bir mısra veya beyit bulunur, makam adı yer almazdı. Genellikle buyuruldularla tezki-resiz timar beratlarında bu mühürler kullanılmıştır. Bu tip mühürlerin yer aldığı belgelerde pençe bulunduğundan pençenin seresinde çok defa makam adı zikredilirdi. Pençe bulunmayanlarda ise makamın adı belgenin içinde geçerdi. Yabancı devlet elçilikleri ve azınlık temsilcileri de devletle olan yazışmalarında Osmanlıca makam mühürleri kullanmışlardır.
Tanzimat’tan önce makam adı sadece yeniçeri ağası, defterdar, topçubaşı ve muhasebeci gibi vazifelilerin resmî mühürlerinde görülür. Yeniçeri ağalarının makam mühürleri beyzîdir ve yazı genellikle mühür dört kısma bölünerek yazılmıştır. Yeniçerilere ocağa kayıt için verilen mem-hûrlar ve kalelerdeki askerlerle ilgili yazılarda kullanılan bu mühürlerin belgeye ilk zamanlarda tamamı, daha sonraları sadece ad ve makamın kazılı olduğu alt yansı basılmıştır. Defterdar ve cizye muhasebecilerinin cizye kâğıtlarına basılmış olan mühürlerinde de sahibinin adıyla birlikte makam adı konulmuştur. Makam adı bulunan mühürlerin yaygın biçimde kullanılması Tanzimat’tan sonradır. Hem şahıs hem makam adına mühründe yer veren ilk sadrazam Keçecizâde Fuad Paşa’dır. Meclis-i Vükelâ, Meclis-i Tanzimat, Meclis-i Ahkâm-ı Adliyye gibi meclislere ait mühürlerden başka kazalar, köyler ve muhtarlıklara varıncaya kadar resmî daireler bu devirde makam mühürleri kullanmaya başlamıştır.
Bunların yanında bir de vakıf mühürleri vardır. Bunlar genellikle vakıf kütüphanelerinin kitaplarına basılmıştır. Padişah vakıf mühürlerinin bir kısmı tuğraiı, bir kısmı tuğrasızdır. Mühür tuğraiı olsun veya olmasın bunlarda vakıf sahibinin adı ve baba adı kazınmıştır. Vakıf mühürleri genellikle aynı klişeyi taşır. Vakıf sahibinin mesleğiyle birlikte adı, baba adı yanında birçoğunda vakfın ne maksatla, nereye ve hangi tarihte yapıldığı gibi kayıtlar yer alır. Gerek vakıflarda gerekse malî yönü olan müesseselerde kontrolü sağlamak ve su-istimali Önlemek amacıyla mühürler birden fazla parçaya bölünerek yapılmıştır. Her parça bir sorumluda durmakta ve o şahıslar bir araya gelmeden işlem yapılamamaktaydı.
Farklı bir mühür tipi de “sah” mührüdür. Kazasker beratlarının veya bir rûz-nâmçe kaydının doğruluğunu tasdik makamında kullanılan bu mühürler 1 cm. gibi küçük ebatta, bazısı tek, bazısı simetrik (müsennâ) olarak kazılmış “sah” lafzından ibarettir. Bir kısmında İse “ha” harfinin kavsi içinde isim yahut tarihe rastlanır.
Diyanet Vakfı İslam Ansiklopedisi